Hvad er et SharePoint QMS?

Et QMS i SharePoint samler kvalitetsdokumenter, processer og registreringer i Microsoft 365 – med versioner, godkendelser, sporbarhed og påmindelser.

Understøtter løsningen ISO 9001?

Ja, vi modellerer jeres QMS efter ISO 9001-principper: dokumentstyring, styring af afvigelser, CAPA, audit-planer, kompetencer og registreringer.

Hvordan fungerer godkendelser og e-signaturer?

Godkendelser kan ske via SharePoint/Power Automate-workflows og notifikationer i Teams/Outlook. E-signatur kan tilknyttes via fx Adobe Sign/DocuSign, hvis I har licenser.

Kræver det ekstra licenser?

Kernen kan bygges på standard Microsoft 365. Avanceret e-signatur eller premium connectors kræver dog særskilte licenser.

Kan vi migrere eksisterende dokumenter?

Ja, vi hjælper med struktur, metadata, rettigheder og sikker migrering – så historik og versioner håndteres korrekt fremadrettet.

SharePoint QMS i Microsoft 365 – Dokumentstyring, CAPA & ISO 9001

Hvorfor et QMS i SharePoint/Microsoft 365?

Mange kvalitetsdokumenter lever spredt i mapper og mails. Med SharePoint QMS samler I politikker, SOP’er, instruktioner og registreringer ét sted – med versioner, godkendelser, adgangsstyring og revisionsspor.

Vi designer en enkel informationsarkitektur og governance, kobler Power Automate på for notifikationer og eskaleringer, og sikrer at brugerne arbejder ens – så QMS’et bliver brugt i hverdagen.

Kerneområder i et SharePoint QMS

Dokumentstyring

Skabeloner, metadata, versionsstyring og godkendelse. Styr hvem der må kladde, godkende og publicere.

Afvigelser & CAPA

Registrér afvigelser, analyser årsager og følg aktiviteter til lukning. Få påmindelser og sporbarhed.

Audits & træning

Planlæg audits, opfølgninger og træningskrav. Log gennemførte kurser og hold styr på kompetencer.

Alt ligger i Microsoft 365 og kan udvides med Teams, Power Apps og Power BI efter behov.

Typiske scenarier vi bygger

SOP-bibliotek

Standardiserede dokumenttyper, metadata og godkendelsesflow med versionshistorik.

Publiceringsportal

“Seneste gældende”-visning til medarbejdere – og automatisk arkiv af forældede dokumenter.

Afvigelser/CAPA

Lists-baseret registrering med status, ansvarlige, deadlines og eskalering.

Audit-plan

Årshjul for interne/eksterne audits med opgaver, opfølgninger og rapporter.

Træningsstyring

Kompetencekrav pr. rolle og bekræftelse af læsning/kurser – log og rapportering.

Dashboard

Power BI-overblik over afvigelser, CAPA og dokumentstatus – uden manuel klip/klistr.

Sådan arbejder vi – 5 trin

Opstart: 30 min. sparring om krav (ISO 9001 mv.), nuværende struktur og mål.
Design: informationsarkitektur, roller/rettigheder, godkendelsesflows og governance.
Proof of Value: pilot på dokumentstyring + én registrering (fx afvigelser) med hurtige gevinster.
Implementering: opsætning, migrering, træning og automatiske notifikationer.
Forankring: målepunkter, support og kvartalsvise forbedringer.

FAQ om SharePoint QMS

Kan vi bevare vores eksisterende mappe-struktur?

Vi anbefaler at flytte til en metadata-baseret struktur. Vi hjælper med et pragmatisk setup, så skiftet er til at overse.

Hvordan håndteres “gældende” vs. “kladde” dokumenter?

Vi arbejder med separate arbejdsrum/visninger, versionsstyring og tydelig publicering – så medarbejdere altid ser gældende version.

Får vi påmindelser om deadlines og forfald?

Ja. Power Automate sender notifikationer i Teams/Outlook og kan eskalere til ledere ved overskridelser.

Hvad med sikkerhed og rettigheder?

Klar rollemodel: ejere, redaktører, godkendere og læsere. Deling låses ned efter behov, og adgang logges.

Kan vi starte småt og bygge ud?

Ja. Start fx med dokumentstyring og tilføj CAPA, audits og træning i næste iterationer.

Klar til et enkelt og stærkt QMS?

Relaterede løsninger & ressourcer

Vil du se eksempler? Læs vores cases.