Find den gældende instruktion
Medarbejderen skal kunne åbne det godkendte materiale uden at vælge mellem “ny”, “final” og lokale kopier.
SharePoint QMS · dokumenter og kvalitetsarbejde
Kvalitetssystem i SharePoint, der fungerer i hverdagen
Saml gældende instruktioner, godkendelser og opfølgning i Microsoft 365. REVL hjælper jer med at bygge det første område, så medarbejdere kan finde det rigtige dokument, og de ansvarlige kan følge næste handling.
REVL · Microsoft 365 til danske virksomheder
Det korte svar
Hvad er et SharePoint QMS?
Et SharePoint QMS er et kvalitetssystem, hvor dokumenter og registreringer ligger i Microsoft 365. Det kan samle dokumentstyring, afvigelser, ansvar og opfølgning. SharePoint er fundamentet; arbejdsgange og adgang skal konfigureres til jeres behov.
Se, hvem der skal gøre noget
Et dokument eller en afvigelse får en ejer. Godkendelse og opfølgning skal have et sted at lande, også når den ansvarlige er fraværende.
Følg en ændring tilbage
Version, beslutning og ansvar gør det muligt at undersøge, hvad der er ændret. Vi afklarer, hvilke registreringer I skal kunne bevare og finde.
Se arbejdsgangen
Fra kladde til gældende instruktion
Vælg et trin og se forskellen på den version, der arbejdes på, og den version medarbejderen skal bruge.
Interaktivt eksempel · konstruerede data
REVLs illustration af et aftalt dokumentflow. Det er ikke en kundecase eller en optagelse fra SharePoint.
INSTRUKTION · Q-014
Kontrol ved varemodtagelse
En ændring skrives som kladde. Medarbejderens læsevisning peger stadig på den gældende version 1.0.
- Status
- Kladde
- Arbejdsversion
- 1.1
- Næste ansvarlige
- Dokumentejer
Medarbejderens læsevisning
Version 1.0
Den gældende instruktionKladde og gældende dokument holdes adskilt. Adgangen skal testes med en almindelig læser.
INSTRUKTION · Q-014
Kontrol ved varemodtagelse
Dokumentejeren sender ændringen til godkendelse. En udpeget godkender vurderer indholdet; medarbejdere bruger fortsat version 1.0.
- Status
- Til godkendelse
- Arbejdsversion
- 1.1
- Næste ansvarlige
- Faglig godkender
Medarbejderens læsevisning
Version 1.0
Den gældende instruktionEn overskredet frist fører til opfølgning hos en ansvarlig. Den godkender ikke dokumentet automatisk.
INSTRUKTION · Q-014
Kontrol ved varemodtagelse
Den godkendte ændring udgives som version 2.0. Medarbejderens visning viser den nye gældende instruktion.
- Status
- Gældende
- Arbejdsversion
- 2.0
- Næste ansvarlige
- Dokumentejer
Medarbejderens læsevisning
Version 2.0
Den gældende instruktionGodkender, tidspunkt og version skal kunne findes igen. Tidligere versioner håndteres efter den aftalte politik.
INSTRUKTION · Q-014
Kontrol ved varemodtagelse
Instruktionen skal revideres. En ny kladde oprettes, mens den godkendte version 2.0 fortsat er gældende.
- Status
- Ny revision
- Arbejdsversion
- 2.1
- Næste ansvarlige
- Dokumentejer
Medarbejderens læsevisning
Version 2.0
Den gældende instruktionEn revisionsdato peger på en opgave hos ejeren. Det er ikke i sig selv dokumentation for, at revisionen er udført.
Vi tester denne adskillelse i jeres miljø. Versionering, godkendelse og adgang skal fungere sammen.
REVLs leverance
Hvad får I i det første område?
En dokumentkontrolopgave kan afgrænses til ét fagområde eller én dokumenttype. Vi aftaler indholdet med jer, før vi bygger.
Et dokumentbibliotek
Dokumenttype, titel, ejer og revisionsdato samt visninger til læsere og ansvarlige. Antallet af felter holdes nede.
Godkendelse og adgang
Versionering, adgang og godkendelsesregler. Vi tester med de faktiske roller, også når et dokument afvises eller godkenderen er væk.
Test og overdragelse
Aftalte testscenarier, en kort vejledning og dokumentation af ejerskab, opsætning og eventuelle automatiseringer.
Byg videre, når behovet er der
Afvigelser skal føre til en handling
Et afvigelsesforløb kan etableres som et særskilt modul. En registrering skal kunne tildeles, følges op og afsluttes på et fagligt grundlag.
- Registrér hændelsen
Beskrivelse, kategori og relevant materiale samles på sagen.
- Placér ansvar og frist
En ansvarlig vurderer hændelsen og beslutter næste handling.
- Følg op og afslut
Udført handling og vurdering registreres. En frist alene lukker ikke sagen.
Omfang og pris
Hvad koster opgaven?
Prisen afhænger af det, der skal ændres, og det materiale, der allerede findes. REVL afklarer omfanget med jer og giver et tilbud, før betalt arbejde begynder.
Antal processer
Dokumentkontrol alene er en anden opgave end dokumenter, afvigelser, audits og flere godkendelsesniveauer.
Eksisterende materiale
Antal dokumenter, kvaliteten af oplysningerne og behovet for oprydning eller flytning påvirker arbejdet.
Kontroller og forbindelser
Adgang, sporbarhed, integrationer og eventuelle særlige dokumentationskrav skal afklares før et tilbud.
Få adskilt etablering og løbende udgifter
Tilbuddet skal gøre det tydeligt, hvad der er med i opsætning, flytning, test og oplæring. Microsoft-licenser, eventuelle tilkøb og en aftale om løbende hjælp afklares særskilt. Vi gennemgår jeres eksisterende abonnementer, før vi foreslår nye.
Få vurderet jeres opgave →Vælg løsningen efter kravene
Hvornår passer SharePoint — og hvornår skal I undersøge andet?
SharePoint er relevant at undersøge, når I allerede bruger Microsoft 365 og ønsker dokumentstyring og afgrænsede kvalitetsprocesser tæt på medarbejdernes daglige værktøjer.
Afklar de særlige krav tidligt
Hvis I har behov for en valideret løsning, bestemte signaturer, særlige auditspor eller færdige branchemoduler, bør et dedikeret QMS-produkt indgå i vurderingen. Jeres kvalitetsansvarlige fastlægger kravene; REVL beskriver, hvad en Microsoft 365-løsning vil kræve at etablere og vedligeholde.
Spørgsmål og svar
Spørgsmål om kvalitetssystemer i SharePoint
Her er de afklaringer, der ofte afgør, hvordan opgaven skal gribes an.
Kan vi bygge et kvalitetssystem i vores nuværende Microsoft 365?
SharePoint kan bruges til dokumentbiblioteker, versioner og godkendelser. Registreringer kan ligge i Microsoft Lists, og Power Automate kan hjælpe med opfølgning. Den konkrete løsning afhænger af jeres abonnementer, adgangsmodel og proceskrav; ekstra licenser kan være nødvendige.
Er et SharePoint QMS det samme som en certificeret løsning?
Nej. Software kan understøtte dokumentkontrol, registreringer og opfølgning, men en opsætning i SharePoint er ikke i sig selv en certificering af virksomheden. Jeres kvalitetsansvarlige fastlægger kravene; REVL omsætter de aftalte arbejdsgange til løsningen.
Kan medarbejderne se en kladde, før den er godkendt?
Det afhænger af bibliotekets versionering, godkendelsesindstillinger og rettigheder. I et dokumentkontrolforløb tester vi særskilt, hvad en forfatter, godkender og almindelig læser kan se. En statuskolonne alene beskytter ikke en kladde.
Kan vi starte med dokumentstyring og tilføje afvigelser senere?
Ja. Vi kan afgrænse første leverance til én dokumenttype og dens godkendelsesforløb. Afvigelser og opfølgning kan tilføjes, når roller, adgang og brugen af det første område er afprøvet.
Hvornår bør vi vælge et særskilt QMS-produkt?
Undersøg et særskilt produkt, hvis I kræver funktioner eller dokumentation, som er omfattende at etablere og vedligeholde i Microsoft 365. Sammenlign blandt andet validering, signaturkrav, auditspor, leverandørsupport og den samlede driftsopgave.
Find den relevante hjælp
Dokumentstyring, platform eller implementering?
Læs videre efter den opgave, I står med.
Dokumentstyring
Når opgaven først og fremmest er dokumenternes status, versioner og godkendelser.
Se dokumenthåndtering →SharePoint-konsulent
Når I har brug for oprydning, adgang, flytning eller hjælp til at sætte løsningen op.
Se konsulentydelsen →SharePoint i Microsoft 365
Når I vil forstå, hvordan SharePoint, Teams og OneDrive kan bruges sammen.
Få platformoverblikket →Microsofts dokumentation: Godkendelse og adgang til kladder · Power Automate-licenser. Fagligt gennemgået af REVL · 13. oktober 2026.
Tal med REVL
Hvilken kvalitetsproces vil I have styr på først?
Beskriv gerne dokumenttypen eller den proces, der giver mest besvær. Fortæl også, om I allerede bruger Microsoft 365. I behøver ikke have skrevet en kravspecifikation.
Den første samtale er gratis. Omfang og pris aftales, før betalt arbejde begynder.