Smart invoice-generering i e-conomic

Udfordringen: Lang faktureringstid og uens praksis

Kundens fakturering byggede på manuelle skridt i e-conomic. Medarbejdere kopierede gamle fakturaer, tilpassede tekster og tilføjede linjer efter bedste evne. Små variationer i skabeloner og momskoder gav uens udtryk og risiko for fejl. Samtidig betød travle perioder, at fakturaer kom afsted for sent – og cashflowet blev skubbet.

Ledelsen ønskede en løsning, der standardiserede opsætningen, fjernede tastearbejde og gav sikre, målbare processer for både enkeltfakturaer og gentagne abonnementer.

Mål: Tempo, kvalitet og konsistens

• Hurtigere udsendelse af fakturaer – også ved spidsbelastning.
• Standardiserede skabeloner for produkter, ydelser og prislogik.
• Korrekte momskoder og dimensioner hver gang – uden efterarbejde.
• Revisionsegnet sporbarhed på ændringer og udsendelser.

Løsningen: Regelbaseret fakturering i e-conomic

REVL implementerede en smart invoice-motor, der genererer fakturaer ud fra ordre- og aftaledata. Systemet vælger automatisk korrekt skabelon (B2B/B2C, sprog, valuta), indlæser linjer efter produktregler og sætter de rigtige tekster, rabatter og momskoder. Der kontrolleres samtidig for manglende kundedata, ugyldige varenummerkombinationer og ulogiske datoer, før fakturaen sendes.

Motoren håndterer både engangssalg og gentagne aftaler (abonnement/retainer). Periodisering og opkrævning kan styres pr. produkt – fx forud/efter, månedligt/kvartalsvist – og der genereres automatisk proforma eller kreditnota ved behov.

Skabeloner og forretningsregler

• Produktskabeloner: faste tekster, konti, momskoder og dimensioner pr. vare.
• Kundeprofiler: betalingsbetingelser, valuta, sprog og evt. EAN/PO-krav.
• Fakturalogik: afrunding, rabattrin, minimumslinjer og vedhæftede bilag.
• Validering: check af CVR/EAN, manglende reference og gyldige periodefelter.

Redaktører kan opdatere skabeloner og regler via konfiguration. Det gør løsningen robust over for sortimentændringer og nye aftaletyper – uden at kalde udviklere ind hver gang.

Flow: Fra ordre til sendt faktura

1. Datahentning: Ordre- og kundedata hentes fra e-conomic eller et tilsluttet system.
2. Generering: Motoren bygger fakturalinjer og tildeler skabelon, tekster og koder.
3. Validering: Regler stopper åbenlyse fejl og foreslår korrigeringer.
4. Udsendelse: PDF/elektronisk afsendelse, logning og arkivering – klar til revision.

Enhver hændelse logges med tidsstempel og reference-ID, så både økonomi og revisor let kan følge hele kæden.

Overblik og rapportering

Et let dashboard viser dagens planlagte udsendelser, afviste kladder og succesrate. Afvigelser havner i en afklaringskø med tydelig årsag, så en økonomimedarbejder kan løse den på få minutter. En ugentlig rapport opsummerer nøgletal som tid fra ordre til faktura, andel af automatiserede udsendelser og kreditnoter pr. produkt.

Resultater: Færre fejl – hurtigere cashflow

Efter go-live blev faktureringen markant hurtigere, og variationer i tekster og opsætning forsvandt. Teamet bruger nu tiden på afklaring med kunder – ikke på at genskabe linjer. For ledelsen gav de ensartede skabeloner et mere professionelt udtryk og mere stabilt cashflow.

• Betydeligt mindre tastearbejde og færre efterrettelser
• Konsistente fakturaer med korrekte koder og tekster
• Kortere lead-time fra ordre til udsendt faktura

Sikkerhed og compliance

Adgang styres med nøgle-/tokenhåndtering og mindst mulige rettigheder. Persondata minimeres, og alle udsendelser journalføres. Systemet kan sende både PDF og elektronisk faktura efter kundetype og krav.

Hvorfor REVL?

Vi bygger automations, der kan driftes i praksis: simple at forstå, nemme at justere og stabile over tid. Tilgangen er “så standard som muligt, så skræddersyet som nødvendigt” – hvilket holder jeres samlede omkostning nede og gør løsningen fleksibel.

Vil du se, hvordan smart invoice kan spille sammen med jeres stack? Udforsk vores ydelser inden for digital automatisering, system- & API-integrationer og support & vedligehold.

FAQ om smart invoice i e-conomic